Privacyverklaring

Expat Rentals hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Expat Rentals houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Expat Rentals zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Expat Rentals is een verhuurbemiddelaar gespecialiseerd in de volgende activiteiten:

  • Bemiddeling bij vraag en aanbod van huurwoningen;
  • Uitvoeren van beheerwerkzaamheden voor huurwoningen;
  • Begeleiding bij de aankoop van onroerend goed.

In het kader hiervan verzamelen, verwerken en distribueren wij persoonlijke gegevens van (potentiele) huurders, (potentiele) woningeigenaren, (potentiele) kopers van onroerend goed. Deze gegevens verzamelen en distribueren wij via diverse websites, per e-mail, telefonisch, via speciale applicaties en via hard copy documenten en formulieren.

Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende doelen:

  • Het onderhouden van contact met (potentiele) huurders en bewoners om een huurwoning te vinden die voldoet aan hun woonwensen;
  • Het onderhouden van contact met (potentiele) verhuurders die op zoek zijn naar een geschikte huurder;
  • Aandacht vestigen op geadverteerde woningen middels publicatie via websites als Funda, Pararius, Expat Rentals website en mailinglijsten.
  • Het screenen van (potentiele) huurder en (potentiele) verhuurder om illegale of anderszins grensoverschrijdende activiteiten te voorkomen. Dit gebeurt in het kader van onze zorgplicht en om te voldoen aan wettelijke en lokale regelgeving:
  • Het tot stand brengen van een huurovereenkomst tussen huurder en verhuurder;
  • Het aanvragen van aanvullende diensten voor huurders zoals nutsvoorzieningen, tv, internet- en schoonmaakdiensten;
  • Afhandeling van vragen, klachten en conflicten;
  • Het beheer van onroerend goed ten behoeve van een woningeigenaar;
  • Het beheren van de doorlopende relatie met de huurder van een woning;
  • Het voeren van een financiële administratie met betrekking tot huurpenningen, vergoedingen en onderhoudskosten;
  • Het onderhouden van contact met alle relaties voor marketingactiviteiten, hetgeen geschiedt via e-mails (nieuwsbrieven) en/of social media.
  • Het opstellen van interne rapportages en analyses met betrekking tot de woningportefeuille om onze dienstverlening te verbeteren.

Wij verzamelen hiervoor de volgende gegevens:

A) Bij verhuur van een woning

  • Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, bankgegevens;
  • Geslacht, burgerlijke staat;
  • Kopie ID-bewijs;
  • De reden voor verhuur van de woning;
  • Datum van aan- en afmelden van de woning, alsmede de reden van afmelden;
  • De transactieprijs en -datum van de woning;
  • Omschrijving, eigenschappen en foto's van de woning,
  • Overige informatie en documenten die de eigenaar ons heeft verstrekt met betrekking tot zijn/haar woning.

B) Bij het huren of kopen van een woning

  • Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, nationaliteit, geboortedatum;
  • Bedrijfsgegevens;
  • Geslacht en burgerlijke staat;
  • Werkgever;
  • Arbeidscontract, loonstrook, jaarcijfers, werkgeversverklaring en overige inkomensgegevens;
  • Aantal bewoners, woonwensen, huisdieren;
  • Kopie ID-bewijs;
  • Uittreksel Kamer van Koophandel
  • Huurcontract en inspectierapport
  • Uw zoekprofiel met uw woonwensen;
  • De transactieprijs en -datum van de gehuurde woning;
  • Overige informatie die u ons heeft verstrekt.

Persoonsgegevens van leveranciers worden door Expat Rentals verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie doeleinden over de opdracht;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Expat Rentals de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Geslacht;

Uw persoonsgegevens worden door Expat Rentals opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door Expat Rentals verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Expat Rentals de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Salarisgegevens;
  • Kopie ID;
  • BSN-nummer;
  • Bankgegevens.
  • Overige gegevens die betrekking op de medewerker verstrekt door instanties zoals, UWV, Belastingdienst, ARBO-dienst, etc.

Uw persoonsgegevens worden door Expat Rentals opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie van Expat Rentals

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

Expat Rentals bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Expat Rentals van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Expat Rentals
Panamalaan 5F
1019 AS Amsterdam
info@expatrentals.com
020 47 00 749